МЫ УСКОРИЛИ ОБРАБОТКУ ЗАКАЗОВ НА 70%
Пока мебельное производство небольшое, обрабатывать заказы можно как угодно: хоть в блокноте, хоть на доске, хоть в Excel. Когда клиентов становится много, возникает путаница и систему работы приходится менять. Бренд-менеджер компании «Optovik» Соляник Денис рассказал, как они автоматизировали работу мебельных салонов.

ПОЧЕМУ РЕШИЛИ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ?
Сначала все было просто: клиентов немного, все детали легко запоминаешь. Когда заказов стало больше, мы перестали справляться. Менеджеры не могли быстро найти информацию в Excel: она постоянно терялась. Заказы подсчитывали вручную – очень медленно. Пока менеджер рассчитывал стоимость работы и узнавал сроки выполнения, клиенты успевали передумать и уйти к конкурентам. Каждый специалист вел свой Excel, это вызывало путаницу. Случалось, что специалист утверждал с клиентами кухню, а потом выяснялось, что мы больше не закупаем такой материал или одобренную фурнитуру. Приходилось снова звонить заказчикам, объяснять ситуацию, приглашать на повторное согласование. Это вызывало много негативных эмоций, а сотрудники теряли от 40% до 80% эффективного рабочего времени.

Нужна была система, которая разгрузит менеджеров и позволит мгновенно обмениваться информацией между салонами и производством.
Была и другая проблема. Во время работы с клиентами мы рисуем заказ в программе «БАЗИС-Мебельщик». Это помогает представить конечный результат. Нужна была программа, которая передавала бы данные из «БАЗИСа» на производство и просчитывала бы размеры деталей и общую стоимость кухни. При этом она должна была быть простой: не все менеджеры разбираются в тонкостях мебельного производства. С такими запросами мы и обратились в "Айти-Групп" 

ПОЧЕМУ ВЫБРАЛИ BITOOBIT И КАК ПРОХОДИЛ ПРОЦЕСС ВНЕДРЕНИЯ?
Мы рассматривали несколько предложений от разработчиков. У одних не нравились завышенные цены, у других пришлось бы купить готовые модули с ненужным функционалом. Предложение BitooBit было больше похоже на то, что мы хотели. Устроила нас и цена. Разработчики проанализировали наши бизнес-процессы и предложили план по созданию программы для салонов.

Работа по внедрению состояла из 3 этапов.
1. Создание заказов в салонах. Разработчики внедрили единую программу для всех менеджеров. Как мы и хотели, форма заказа максимально простая. Нажал несколько кнопок – внес всю информацию и получил пакет документов для оформления договора. Все очень быстро и интуитивно понятно. Плюс у менеджеров появился доступ к актуальной информации о ценах и сроках исполнения работы. Чтобы ответить на вопросы клиентов, больше не нужно звонить на производство, - все есть в базе.
2. Выгрузка заказа из «БАЗИСа» на производство. Как только менеджер заканчивает оформление, программа автоматически отправляет заявку на производство вместе со всеми спецификациями. В итоге мастера видят все требования клиента и выполняют проект максимально точно. Такая система обеспечивает быстрое взаимодействие между производством и салоном, никто не теряет время впустую. Удобная опция – процент готовности заказа. Менеджер может в любой момент получить эту информацию и оперативно предоставить ее клиенту. Причем эти данные уже учитывают наличие готовых деталей, нужного сырья и временного ресурса у сотрудников. Слова не расходятся с делом – мы понимаем, сколько реально времени нужно на работу, и заказчики это чувствуют. Уровень доверия заметно возрос.
3. Автоматизация непосредственно производства. Это отдельный большой проект, им занимались наши коллеги на фабрике, тоже с BitooBit сотрудничали. Одно скажу – эффект налицо, брак практически исчез

ЕСТЬ ЛИ РЕЗУЛЬТАТЫ ОТ ВНЕДРЕНИЯ И КАК БЫСТРО ОНИ ПОЯВИЛИСЬ?
Первые результаты мы увидели спустя два месяца активной работы в программе. Внедрение происходило постепенно: нужно было создать базу данных, а на это потребовалось время. Когда начали тестировать программу, поняли, какие нужны доработки. "Айти-Групп"действует слаженно – интерфейс адаптировали под менеджеров, которые с ней работают. Сделали так, чтобы им было удобно.
В итоге мы теперь всегда знаем, сколько материала у нас на складе, что нужно срочно докупать, какие заказы выполнены, а какие еще в работе. Оперативная информация о состоянии бизнеса помогает принимать решения правильно и быстро.
Теперь заказы обрабатываются на 70% быстрее, и у менеджеров появилось больше времени на поиск клиентов. Расчет цен происходит мгновенно и точно – мы перестали терять клиентов из-за долгих согласований. 98% заказов, которые поступают на производство, правильные и актуальные – никто не делает лишнюю работу. Раньше на фабрике могли начать раскрой из одного материала, а потом выяснялось, что в заказе был другой, а информация потерялась из-за несовершенства системы. Теперь такого не бывает.
Мы очень довольны сотрудничеством с "АйТи–Групп" оно оказалось для нас продуктивным.